TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 

DỮ LIỆU VĂN BẢN NGÀNH TỔ CHỨC XÂY DỰNG ĐẢNG

1. GIỚI THIỆU

   1. Mục đích và ý nghĩa của tài liệu

Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được các chức năng của hệ thống Hệ thống Dữ liệu văn bản ngành xây dựng Đảng

2. Phạm vi áp dụng

• Phạm vi áp dụng của tài liệu: Tài liệu này áp dụng cho Hệ thống Dữ liệu văn bản ngành xây dựng Đảng với các luồng:

• Luồng Quản lý văn bản  

• Luồng Quản lý khai báo

• Luồng Văn bản hỏi đáp

• Đối tượng sử dụng tài liệu: Tài liệu này dùng tài khoản quản trị

• Các thuật ngữ và từ viết tắt

3. Cấu trúc tài liệu

Tài liệu này bao gồm 4 phần được bố trí như sau:

Phần 1: Giới thiệu mục đích ý nghĩa của tài liệu, phạm vi áp dụng, các thuật ngữ và cấu trúc tài liệu, đối tượng sử dụng.

Phần 2: Tổng quan về sản phẩm

Phần 3: Hướng dẫn sử dụng luồng cho tài khoản quản trị

2. TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM

   1. Tổng quan về sản phẩm

• Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hỗ trợ cán bộ xử lý, lưu trữ và tra cứu thông tin của Hệ thống Dữ liệu văn bản ngành xây dựng Đảng mọi lúc, mọi nơi với tốc độ nhanh, hiệu quả và tiện lợi, đồng thời nâng cao khả năng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và tối ưu. Ứng dụng này còn là công cụ đắc lực, giúp nhà quản lý cập nhật tin tức và thông tin liên quan đến văn bản ngành xây dựng Đảng một cách hiệu quả. 

• Đối với Hệ thống Dữ liệu văn bản ngành xây dựng Đảng:

+ Phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật.

+ Phải đảm bảo cho việc chính xác, nhanh chóng thông tin cấp sở đưa xuống các cấp dưới.

+ Trao đổi thông tin dễ dàng các cấp

2. Đầu mối hỗ trợ, Hướng dẫn sử dụng

Trong quá trình thực hiện, các vấn đề về thao tác liên quan đến sản phẩm/ứng dụng, người dùng liên hệ đến đầu mối sau:

- Trung tâm CSKH – Viettel

- Điện thoại: 19008098-nhánh 2

- Email: cskh_gpdn@viettel.com.vn

3. Các nội dung khác

• Đối với những nội dung bắt buộc nhập liệu được biểu hiện bằng ký hiệu dấu (*).

• Yêu cầu tối thiểu đối với người sử dụng: Người sử dụng phải biết sử dụng máy tính, hiểu được quy trình nghiệp vụ, các tính năng của phần mềm

3. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VỚI TÀI KHOẢN QUẢN TRỊ

   1. Đăng nhập

Bước 1: Người dùng mở một trình duyệt bất kỳ. Truy cập vào hệ thống https://vbtc.dcs.vn/login  > Click Đăng nhập 

Bước 2: Hiển thị màn hình đăng nhập.Nhập đầy đủ các trường thông tin, trong đó các trường có dấu (*) là bắt buộc nhập

   Bước 3: Thực hiện đăng nhập hệ thống thành công. Sau khi đăng nhập hiển thị màn hình trang chủ

4. LUỒNG QUẢN LÝ KHAI BÁO

   1. Khai báo Loại văn bản

Bước 1: Trên thanh menu > Click Quản lý khai báo > Click menu Loại văn bản

 Mục đích khai báo loại văn bản cho văn bản

Bước 2: Tại màn danh sách, click button Thêm mới

Bước 3: Nhập đầy đủ các trường thông tin> Click button Lưu, thực hiện thêm mới thành công

Chú ý : 

• Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

• Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

• Click Lưu bản ghi hiển thị bên ngoài danh sách

• Có hành động sửa, xóa.

2. Khai báo Lĩnh vực

Bước 1: Click menu Quản lý khai báo> Click menu Lĩnh vực

Bước 2: Tại màn danh sách, click button Thêm mới

Bước 3: Nhập đầy đủ các trường thông tin> Click button Lưu, thực hiện thêm mới thành công

Chú ý : 

• Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

• Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

• Click Lưu bản ghi hiển thị bên ngoài danh sách

• Có hành động sửa, xóa.

3. Khai báo Cơ quan ban hành

Bước 1: Click menu Quản lý khai báo> Click menu Cơ quan ban hành

Bước 2: Tại màn danh sách, click button Thêm mới

Bước 3: Nhập đầy đủ các trường thông tin> Click button Lưu, thực hiện thêm mới thành công

Chú ý : 

• Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

• Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

• Click Lưu bản ghi hiển thị bên ngoài danh sách

• Có hành động sửa, xóa.

4. Khai báo Chức vụ

Bước 1: Click menu Quản lý khai báo> Click menu Chức vụ

Bước 2: Tại màn danh sách, click button Thêm mới

Bước 3: Nhập đầy đủ các trường thông tin> Click button Lưu, thực hiện thêm mới thành công

Chú ý : 

• Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

• Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

• Click Lưu bản ghi hiển thị bên ngoài danh sách

• Có hành động sửa, xóa.

5. LUỒNG QUẢN LÝ VĂN BẢN 

   1. Tạo thư mục

Bước 1: Click menu Quản lý văn bản > Click button Thêm mới thư mục

Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin> Click button Lưu, thực hiện thêm mới thành công

Chú ý : 

• Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

• Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

• Click Lưu bản ghi hiển thị bên ngoài danh sách

• Có hành động sửa, xóa.

• Nhập thứ tự sắp xếp để hiển thị thư mục trên sidebar theo thứ tự mong muốn

2. Tải văn bản

Bước 1: Click menu Quản lý văn bản > Click button Tải văn bản lên

Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin> Click button Lưu, thực hiện thêm mới thành công

Chú ý : 

• Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

• Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

• Click Lưu bản ghi hiển thị bên ngoài danh sách ở trạng thái Chờ kiểm duyệt

• Bản ghi ở trạng thái Chờ kiểm duyệt sẽ được thực hiện tất cả hành động như: sửa, xóa, chia sẻ, đổi tên,...

• Duyệt văn bản

Bước 1: Trên màn hình danh sách văn bản, click vào trạng thái văn bản để đổi trạng thái văn bản

• Lưu ý:

  • Văn bản được duyệt thành công sẽ hiển thị ra ngoài trang chủ và sắp xếp theo ngày ban hành giảm dần

• Văn bản hết hiệu lực

Bước 1: Trên màn hình danh sách văn bản, click vào icon Văn bản hết hiệu lực trên văn bản có trạng thái Hết hiệu lực

Bước 2: Nhập thông tin > click Lưu

• Lưu ý:

  • Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

  • Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

  • Ngày hết hiệu lực sẽ tự lấy theo ngày đã nhập khi tạo văn bản(với văn bản không nhập trước ngày thì trường ngày sẽ để trống để người dùng nhập thông tin)

  • Văn bản thay thế hiển thị các văn bản Đã kiểm duyệt trong menu Quản lý văn bản

3. Tải nhanh

Bước 1: Click menu Quản lý văn bản > Click button Tải nhanh

Bước 2: Thực hiện upload file tài liệu(chỉ hỗ trợ file doc, docx) > chọn thư mục cho tài liệu tải lên > Click Lưu

Chú ý : 

• Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

• Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

• Click Lưu bản ghi hiển thị bên ngoài danh sách ở trạng thái Chờ kiểm duyệt(nếu tải nhiều file 1 lúc, người dùng cần reload lại trang để cập nhật lại văn bản ở màn danh sách)

• Bản ghi ở trạng thái Chờ kiểm duyệt sẽ được thực hiện tất cả hành động như: sửa, xóa, chia sẻ, đổi tên,...

6. LUỒNG VĂN BẢN HỎI ĐÁP

   1. Tạo văn bản hỏi đáp

Bước 1: Click menu Văn bản hỏi đáp > Click button Thêm mới

Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin> Click button Lưu, thực hiện thêm mới thành công

Chú ý : 

• Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập và không được bỏ trống 

• Bỏ trống các trường bắt buộc khi click button Lưu hệ thống đưa ra thông báo + focus vào trường lỗi cụ thể

• Click Lưu bản ghi hiển thị bên ngoài danh sách

• Lưu thành công sẽ hiển thị các câu hỏi - câu trả lời trong văn bản ra trang chủ

• Có hành động sửa, xóa.